ROLLEN

Wofür ist das?

Mit ROLLEN verwalten Sie Benutzer, Rollen und Berechtigungen in einem Mandanten.

Einfach gesagt:

• Benutzer: Wer darf sich einloggen?
• Rollen: Welche „Job“-Gruppe hat ein Benutzer? (z.B. „Admin“, „Mitarbeiter“, „Buchhaltung“)
• Berechtigungen: Was darf diese Rolle sehen und ändern?

Das Plugin ist die Grundlage dafür, dass in Allesda nicht jeder alles kann.

Typische Aufgaben (Alltag)

• Neue Mitarbeiter anlegen (Login erstellen)
• Rollen zuweisen (z.B. Admin-Rechte geben oder entziehen)
• Passwort zurücksetzen
• Navigation/Sidebar so einstellen, dass sie für Ihr Team sinnvoll ist (Sections)

Begriffe kurz erklärt

• Benutzername: Der Login-Name (oft kurz, z.B. max oder office).
• Rolle: Eine Sammlung von Rechten.
• Berechtigung: Ein einzelnes Recht („darf Verträge sehen“, „darf Admin-Seiten öffnen“).
• Sections: Gruppen/Blöcke in der Sidebar, die ihr ein- und ausblenden bzw. sortieren könnt.

Schritt-für-Schritt

1) Neuen Benutzer anlegen (Einladung)

1. Öffnen Sie Admin → Benutzer.
2. Klicken Sie Neu.
3. Tragen Sie die Daten ein (Name/E-Mail, je nach Maske).
4. Wählen Sie eine Rolle aus.
5. Speichern.

Wenn MAIL aktiv ist, kann Allesda automatisch eine Einladung per E-Mail verschicken.

2) Benutzer bearbeiten (Rolle ändern / Daten korrigieren)

1. Öffnen Sie die Benutzerliste.
2. Wählen Sie den Benutzer → Bearbeiten.
3. Rolle anpassen.
4. Speichern.

3) Passwort zurücksetzen

Das passiert typischerweise über die Benutzer-Bearbeiten-Seite.

Wenn MAIL aktiv ist, kann das System eine E-Mail „Passwort zurückgesetzt“ schicken.

Tipps:

• Wenn der Benutzer keine Mail bekommt: siehe MAIL-Doku (Queue/Regeln/Templates).

4) Rollen verwalten

Rollen sind sinnvoll, wenn ihr mehrere Personen habt und nicht jeden einzeln konfigurieren wollt.

Beispiele:

• Admin: darf alles
• Office: darf Verträge & Mieter verwalten, aber keine System-Einstellungen
• Techniker: sieht nur bestimmte Bereiche

5) Sections / Sidebar anpassen (für Nicht-Techniker erklärt)

Sections sind die „Blöcke“ in der linken Navigation.

Damit können Sie z.B. einstellen:

• welche Menüpunkte euer Team sieht
• in welcher Reihenfolge
• welche Admin-Items sichtbar sind (abhängig von aktivierten Plugins)

Das ist hilfreich, wenn ihr die Oberfläche vereinfachen wollt.

Häufige Fragen / Probleme

„Der Benutzer kann sich nicht einloggen“

• Prüfe: existiert der Benutzer?
• Prüfe: stimmt der Benutzername?
• Prüfe: Passwort korrekt / ggf. zurücksetzen.

„Der Benutzer sieht Menüpunkt X nicht“

• Meist ist es eine Rollen-/Berechtigungsfrage.
• Prüfe zusätzlich die Sections (evtl. ist der Punkt ausgeblendet).

„Einladung / Passwort-Mail kommt nicht an“

• Prüfe MAIL-Queue.
• Prüfe, ob eine Regel für USER_INVITED / PASSWORD_RESET existiert.

Technische URLs (Kurzreferenz)

Admin:

• /settings/admin/users
• /settings/admin/users/new
• /settings/admin/users/{username}/edit
• /settings/admin/roles
• /settings/admin/roles/new
• /settings/admin/roles/{name}/edit
• /settings/admin/sections

Nutzer:

• /rollen/profile

Hinweise

• Andere Plugins speichern teilweise Benutzer-Präferenzen über ROLLEN (z.B. Kalender „letzter Monat“).